Digitalisierung von Geschäftsprozessen: Neue Möglichkeiten für den Mittelstand
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bezeichnet den Übergang von analogen Arbeitsabläufen zu elektronischen Äquivalenten. Meist findet dies im Zuge einer Geschäftsprozessoptimierung statt. Eine klare Digitalisierungsstrategie ist zwingend notwendig, um das Unternehmen nachhaltig und erfolgreich zu digitalisieren. Gerade wiederkehrende Prozesse oder zeitintensive Routinetätigkeiten können automatisiert und dadurch Fehlerquellen zum großen Teil minimiert werden.
Ein klassisches Beispiel aus der Zeit vor der Pandemie ist die Geschäftsreise. Die damit verbundenen Prozesse sind händisch recht aufwendig. Mit Hilfe der Digitalisierung können diese Zeitfresser automatisiert werden. Vom Antritt der Geschäftsreise bis hin zur Verbuchung im Rechnungswesen folgt die automatisierte Abrechnung der Reisekosten einem abteilungsübergreifenden Arbeitsablauf. Aber erst die Digitalisierung von Geschäftsprozessen mit spezieller Software ermöglicht dem Arbeitsprozess „Abrechnung“ seine ganzheitliche Automatisierung. Daran kann auch ein Dokumentenmanagement System (DMS) beteiligt sein, etwa zur Speicherung und Dokumentation der Reisekostenbelege.
Dadurch werden die Abläufe transparent und intelligente Systeme – wie z.B. ein DMS – machen die Daten über ein Data Warehouse in einem Cloud-Speicher zentral verfügbar. Jeder berechtigte Mitarbeiter kann darauf orts- und zeitunabhängig zugreifen. So sparen mittelständische Unternehmen sowohl finanzielle als auch zeitliche Ressourcen ein. Prozesse digitalisieren heißt: Die Arbeitnehmer müssen weniger Zeit und Aufwand in Routinearbeiten stecken und können die gewonnenen Ressourcen in wichtigere Aufgaben investieren. Die Steigerung der Effizienz im Unternehmen geht damit unmittelbar einher.
Ein stringenter Arbeitsablauf durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen
Ein Geschäftsprozess umfasst die Bündelung und Organisation aller Aktivitäten eines Unternehmens zur Umwandlung eines bestimmten Inputs in einen gewünschten Output. Eine individuelle Digitalisierungsstrategie ist die Hauptvoraussetzung für die erfolgreiche Geschäftsprozessautomation. Prozesse digitalisieren ohne einen klar definierten Plan, ist wie Wandern in einem tiefen Wald ohne Landkarte und Kompass. Man bleibt zwar in Bewegung, bewegt sich möglicherweise aber im Kreis, ohne es zu merken. Denn die Digitalisierung von Geschäftsprozessen sollte im mittelständischen Unternehmen immer ganzheitlich, im vernetzten Arbeitsablauf, initiiert werden. Dafür lassen sich branchenunabhängig folgende Arbeitsprozesse im Geschäftsprozessmanagement eines mittelständischen Unternehmens abbilden:
- Produktentwicklung: Computer Aided Design- (CAD) und Effective Radiated Power- (ERP) Systeme optimieren im Verbund die Projektbearbeitung.
- Beschaffung: Im Einkauf zählt Schnelligkeit. Wenn manueller Aufwand entfällt, weil ein Projektmanagementtool eingesetzt wird, dann beschleunigt dieses die zugehörigen Geschäftsprozesse.
- Marketing & Vertrieb: Ein systematisches Dokumentenmanagement ist vernetzt mit dem E-Mail-Programm sowie den hinterlegten Terminen, Kontakten und Aufgaben in verschiedenen Datenspeichern – zum Beispiel in der Cloud. So sind alle relevanten Informationen zentral verfügbar und lassen sich über ein Customer Relation Management (CRM) System schnell an die Kunden weitergeben
- Eingangslogistik: Vertrauen ist gut. Kontrolle ist besser – z.B. über ein Warenwirtschaftssystem mit innovativem „Dateimanager “. Damit werden weiße Flecken im Wareneingang und der weiteren Projektbearbeitung vermieden.
- Fertigung: Digitale Technologien wie ein ERP-System vernetzen eine Vielzahl von IT-Anwendungen. Die gewonnenen Daten und Kennzahlen liegen zentral im Data Warehouse. So wird die Produktivität transparent.
- Ausgangslogistik: Termin- und Liefertreue sind das A und O der Wirtschaftlichkeit. Der Einsatz von intelligenten Systemen und die Automatisierung von Geschäftsprozessen gewährleistet die fristgerechte Auslieferung getreu Terminplan.
- Wartung & Instandhaltung: Sensortechnik und Fernwartung gehören zu den digitalen Technologien, die besonders zur Steigerung der Effizienz beitragen. Die Qualitätssicherung erfolgt darüber im Remote-Modus.
- Kundenservice: Auftraggeber können im digitalen Zeitalter orts- und zeitunabhängig betreut werden – z.B. im Online-Meeting oder über Fernwartung.
Phasenplan für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen
Eine stringente Digitalisierung von Geschäftsprozessen im mittelständischen Unternehmen beginnt mit der Analyse und Auswertung aller bestehenden Arbeitsabläufe. Stichwort: Geschäftsprozessmodellierung. Dafür gilt es im Vorfeld viele Fragen zu beantworten: Welche Geschäftsprozesse sind im Unternehmen vorhanden? Wie ist deren Digitalisierungspotenzial einzuschätzen? Welche Anforderungen müssen digitale Geschäftsprozesse für die Automatisierung mitbringen? Ist eine Digitalisierung wirtschaftlich tragbar oder überwiegt der Aufwand den möglichen Nutzen? Das individuelle Know-how der Mitarbeiter ist hierfür die wichtigste Ressource. Mit dem folgenden Phasenplan lässt sich die Digitalisierung von Geschäftsprozessen durch intelligente Systeme wie CRM- und ERP-Software in unterschiedlichen Branchen erfolgreich umsetzen.
- Überblick über die vorhandenen Prozesslandschaft erstellen
- Planung der individuellen Vorgehensweise und Festlegung konkreter Ziele
- Umfassende Analyse des Ist-Zustandes der unternehmerischen Prozesse
- Prozessoptimierung: Integration von Lösungen und Vernetzung im gesamten Unternehmen
- Kontrolle und Erfolgsmessung mittels qualifizierter Ressourcen
- Ausgewertete Erfahrungen in künftige Optimierungen unbedingt mit einbeziehen
Hinweis für die nachhaltige Digitalisierung von Geschäftsprozessen: Die Umsetzung kann mitunter tief in den aktuellen Arbeitsablauf eingreifen. So ist es besonders wichtig, Mitarbeiter frühzeitig über die Veränderungen zu informieren – oder noch besser – sie in die Prozesse einzubeziehen. Für die nahtlose Automatisierung von Geschäftsprozessen sollten zudem fortlaufend die digitale Kompetenz des gesamten Teams geschult werden. Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen sichert das Know-how der einzelnen Arbeitnehmer die Wertschöpfung im gesamten Unternehmen.
